Administración de Proyectos y Portafolios

Administración de Proyectos y Portafolios
Project and Portfolio Management (PPM)

El presente artículo intenta clarificar los conceptos básicos de la Administración de Proyectos y Portafolios, ¿cómo se relacionan? ¿Quiénes las realizan? ¿En qué momentos se llevan a cabo?

Trataré de explicar estos conceptos de una manera gráfica (puedes dar clic en las imagenes para que se muestren en un tamaño mayor).

Pensemos en una organización típica, en la cual buena parte de sus inversiones tienen que ver con proyectos (expansión geográfica, nuevos productos, programas de formación del personal, construcción de un edificio, establecer un nuevo sistema de transporte, etcétera.). Esta organización puede ser de cualquier tipo: una empresa privada, una empresa de gobierno, una ONG.
Para comenzar, en esta organización se tiene una serie de iniciativas para realizar proyectos, representadas con los pequeños círculos de colores en la Imagen1.

Imagen1

Estos posibles proyectos son de diferentes tamaños en duración y costo, también tienen diferentes niveles de aportación a las estrategias de la organización, es decir, diferente valor estratégico.

No todas las iniciativas se llevan a cabo pues no todas ellas valen la pena y además existen limitaciones financieras y de recursos humanos. Es responsabilidad de los ejecutivos decidir cuáles de las iniciativas serán realizadas. Este puede ser un proceso intuitivo y en tal caso la conveniencia de las decisiones depende totalmente de la habilidad del grupo directivo. Pero en organizaciones con un cierto nivel de madurez, los directivos se apoyan en métodos y herramientas que facilitan una toma de decisiones acertada, es decir, en una metodología y en sistemas de Administración del Portafolio.

En todo caso, los ejecutivos determinan cuales iniciativas son aprobadas, lo cual se representa en la Imagen2.

Imagen2

Las iniciativas seleccionadas ahora se denominan “proyectos” y para que los proyectos sean realizados, los ejecutivos designan un Administrador de proyecto o Líder de proyecto (Project Manager o PM en inglés) y le asignan recursos ($, personal).

Los administradores de proyectos no administran los proyectos a su antojo sino que deben observar una serie de principios, métodos, criterios y herramientas previamente definidos por la Oficina de Proyectos (Project Management Office o PMO), que a su vez normalmente se basan  en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) que publica el PMI.

Una vez que se da formalidad a un proyecto se realizan los procesos de Inicio. Esto se refleja en la Imagen3.

Imagen3

Ahora la responsabilidad está en manos de los Administradores de proyectos. De preferencia, ellos son certificados PMP (Project Management Professional) por el PMI. Es mejor así porque entonces conocen muy bien y están en condiciones de atender correctamente la metodología que incluye los cinco grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre y las nueve áreas de conocimiento. Ver Imagen4.

Imagen4

Pero los ejecutivos no se olvidan de los proyectos mientras estos se llevan a cabo, su participación sigue siendo importante en cuanto a apoyar al administrador del proyecto, tomar decisiones de importancia y verificar que las cosas marchen correctamente. Imagen5.

Imagen5

Incluso el asunto no termina con el cierre del proyecto, puesto que a la organización le interesa saber si el resultado del proyecto generó realmente los beneficios esperados y no fue una inversión inútil. Esto se conoce como la Evaluación de Beneficios y se da un tiempo después (un mes, un semestre, un año) de que el resultado del proyecto comienza a operar. La evaluación de los beneficios es una iniciativa y responsabilidad de los ejecutivos. Imagen6.

Imagen6

Esta evaluación sirve para aprender y determinar si el proyecto fue una buena decisión, si la manera de afrontarlo fue la correcta, si las estrategias se vieron beneficiadas tal como se esperaba, etcétera. Este aprendizaje debe retroalimentar las decisiones de selección de proyectos futuras. Asímismo, a nivel táctico, la PMO recaba las lecciones aprendidas para retroalimentar la metodología de Administración de Proyectos. Ver la Imagen7.

Imagen7

Hasta aquí hemos revisado todo el proceso que involucra la Administración del Portafolio y la Administración de Proyectos, pero ¿Cuál parte del proceso corresponde a cada uno de los conceptos?

En la Imagen8 esto queda claro, determinando tres grandes elementos en todo el proceso revisado:

  • Administración del Portafolio (Portfolio Management)
    • Es responsabilidad de los ejecutivos
    • La PMO apoya con métodos y herramientas de evaluación y selección
  • Administración de Proyectos (Project Management)
    • La PMO define metodología
    • Los Administradores de Proyectos asumen la gestión de cada proyecto
  • Operación (Operation)
    • Cuando el proyecto termina, corresponde a las áreas operativas utilizar el resultado o producto del proyecto

 Imagen8

Conclusión:

Toda organización que funciona con base en proyectos o en la cual los proyectos son un elemento importante, puede beneficiarse con la aplicación de una Administración de Proyectos y Portafolio (PPM) formal. Algunos de los beneficios potenciales son:

Beneficios estratégicos

  • Mayor índice de cumplimiento de las estrategias y metas establecidas
  • Mayor alineación de las inversiones con las estrategias
  • Selección de proyectos más objetiva

Beneficios tácticos

  • Mejor desempeño de los proyectos (está demostrado que los proyectos que apoyan claramente las estrategias enfrentan menos obstáculos para su realización)
  • Planeación realista y certera. El proceso de planeación de cada proyecto considera todos los resultados esperados y todos los aspectos del proyecto.
  • Mejor comunicación. Los administradores de proyectos, los ejecutivos y los especialistas comparten un lenguaje común con respecto a la forma de planear y dar seguimiento a los proyectos.
  • Mejor desempeño de los proyectos. Aumenta el índice de proyectos exitosos, al tener personal con una mayor formación y herramientas de apoyo para la administración de proyectos.

 

Hasta aquí este breve introducción a los conceptos básicos de la Administración de Proyectos y Portafolios.
Muchos saludos

Rafael Ruiz, PMP, MCITP
rafael.ruiz@proyecteus.com

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5 Responses to Administración de Proyectos y Portafolios

  1. Wohh precisely what I was looking for, thanks for putting up.

  2. Esto ha sido de gran ayuda, gracias por compartirlo por este medio. Espero que otros puedan seguir beneficiandose de tu pagina asi como yo lo he hecho

  3. Estaba haciendo un proyecto de la escuela en relacion bolsa de
    empleo caracas y encontre esta informacion. Me ayudo mucho.

  4. Eduardo says:

    Estimado.
    Una consulta muy al margen de la entrada del post.
    Podrias por favor recomendarme alguna bibliografia (de preferencia en español) para aprender macros en MS Project 2010.
    Y tambien no se si existira alguna bibliografia o manual para aprender a crear campos personalizados.

    Saludos Cordiales.
    Jhormam Caceres.

  5. Pingback: http://jordans.niloblog.com/

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