Recientemente, en el marco de su 50 Aniversario, el Project Management Institute (PMI), realizó una compilación de los 50 proyectos más influyentes de los últimos 50 años. En el blog de Proyecteus estaremos publicando semanalmente una breve reseña de cada uno de ellos. Esta es la novena entrega de la serie. 

Por construir el primer país digital del mundo.

Olvídate de Silicon Valley. Es un pequeño ex-estado soviético el que está ideando una revolución a través del gobierno electrónico. Con un flujo continuo de soluciones electrónicas a medida, Estonia ha utilizado su entorno digital primero para racionalizar radicalmente los servicios y minimizar los límites económicos del país. Con e-Estonia, las personas ya no necesitan vivir físicamente en Estonia para ser residentes. También ha establecido un plan innovador para que otros países lo sigan.

Después de que la nación se independizó en 1991, “había hambre de una vida mejor”, dice Linnar Viik, cofundador de la Academia de Gobierno Electrónico de Estonia y director de programas de Gobierno Inteligente. “Como país muy pequeño con un PIB pequeño, tuvimos que hacernos atractivos para los inversores y para la economía internacional”.

Los líderes gubernamentales entraron con una visión clara de lo que se necesitaría para hacer crecer su economía y servir mejor a sus 1.3 millones de residentes. Sin embargo, cumplir ese sueño de un gobierno centrado en lo digital significó que las agencias tuvieran que transformar su forma de trabajar, dice Siim Sikkut, CIO del gobierno, Ministerio de Asuntos Económicos y Comunicaciones.

Mientras que otros gobiernos buscaron soluciones de TI tradicionales, Estonia “necesitaba hacer algo radicalmente diferente”, dice Viik.

En lugar de disfrutar de soluciones tecnológicas de alto costo que tomarían años en completarse, los líderes de Estonia giraron hacia innovaciones que podrían completarse en meses con presupuestos de cientos de miles, en vez de miles de millones de euros.

“Nuestro enfoque siempre ha sido hacer que los proyectos sean más pequeños, por lo que cuando fallan, podemos recuperarnos rápidamente y aprender de los fracasos”, dice Viik. “Si comienzas un proyecto digital en 2020 que estará listo dentro de cinco años, será un dinosaurio”.

Hoy, el 99 por ciento de los servicios públicos están disponibles en línea. Lo único que los estonios no pueden hacer a través de Internet: casarse, divorciarse o completar transacciones inmobiliarias.

En 2005 menos del 2% de la población de Estonia votó en línea cuando el gobierno lanzó por primera vez el “e-voting”. Para 2019, la proporción había subido a 44%.

Bienvenidos, nómadas digitales. 

La superestrella de alto perfil de la cartera digital de Estonia es su iniciativa de residencia electrónica. Lanzado en 2014, permite a cualquier persona en el mundo solicitar una identidad digital emitida por el gobierno, así como servicios como el registro de una empresa con sede en la Unión Europea (UE).

Cuando lanzaron el esfuerzo, los líderes de Estonia se dieron cuenta de que el gobierno tenía que comportarse como las nuevas empresas que esperaba fomentar. Por lo tanto, se inspiraron generosamente de la industria tecnológica, apoyándose en gran medida en metodologías ágiles.

“Tuvimos un proceso iterativo para descubrir quiénes eran los residentes electrónicos y qué querían”, dice Kaspar Korjus, ex director gerente de residencia electrónica. “Solo al dar un producto crudo a los clientes podemos entender cómo desarrollarlo”.

Los usuarios estuvieron felices de ayudar, proporcionando comentarios a través de cuestionarios, correos electrónicos, boletines de suscripción y eventos en persona. Como resultado, la residencia electrónica evolucionó: al comienzo del programa, los solicitantes debían viajar a Estonia cuatro veces, y todos los documentos de residencia electrónica estaban en estonio, lo que incluso Korjus admite que “nadie entendió”. Ahora, los candidatos tienen que viajar solo una vez, a Estonia o una de sus embajadas, y los documentos también están en inglés.

Con un crecimiento anual del 100 por ciento desde su lanzamiento, el programa ahora cuenta con 70,000 residentes electrónicos, dice Korjus.

Pero el equipo no ha tenido miedo de hacer algunos pivotes oportunos en el camino. La hipótesis original, por ejemplo, era que la mayoría de los residentes electrónicos querrían crear nuevas empresas, por lo que el programa necesitaría proporcionarles servicios relacionados. Pero el equipo se enteró de que solo un porcentaje muy pequeño de residentes electrónicos pertenecía a esa categoría. Muchos eran nómadas digitales que buscaban la residencia electrónica para poder trabajar de forma global y remota con bajos costos administrativos. Y ahí radica otra oportunidad: en el futuro, dice Korjus, Estonia podría recaudar impuestos de los residentes electrónicos a cambio de los servicios gubernamentales que se están perdiendo por estar lejos de casa. “Millones de nómadas digitales necesitan una nación para apoyarlos”, dice. “Este es un nicho que Estonia llenará”.

A lo largo de su viaje electrónico, los líderes gubernamentales han aprendido que deben adaptar las iniciativas a lo que los ciudadanos estonios realmente necesitan.

El equipo de gobierno electrónico, por ejemplo, ahora está rediseñando los servicios gubernamentales en torno a 15 eventos importantes de la vida, desde el nacimiento hasta la muerte. El objetivo: minimizar y automatizar las interacciones gubernamentales que las personas tienen para cada uno de esos eventos. En lugar de que los nuevos padres tengan que dirigirse a un grupo de sitios web de agencias gubernamentales diferentes para comenzar el proceso de dar un nombre a un bebé y solicitar beneficios sociales, el gobierno acudirá proactivamente a los ciudadanos y les pedirá todos los datos que necesita sobre el niño . “Serviremos mejor a las personas en el punto de sus necesidades”, dice Sikkut.

Los gobiernos hoy en día, si quieren ser eficientes y brindar mejores servicios a su población, tienen que entender que la era digital está aquí para quedarse. Realizar implementaciones como la realizada en Estonia es tan solo la punta del iceberg de lo que “gobierno digital y abierto” puede significar.

En Proyecteus entendemos las necesidades de las organizaciones y las transformamos en soluciones digitales a la medida. ¡No dudes en contactarnos!

Este artículo es una traducción/adaptación de un fragmento del estudio Most Influencial Projects, del Project Management Institute. Si te interesa conocerlo completo y en inglés puedes visitar https://mip.pmi.org/