Responsables de tareas en el MS Project

En este artículo hablaré sobre la diferencia entre recursos y responsables en el MS Project.

Antes de entrar en materia, un breve comentario: Este artículo está basado en un extracto del libro Microsoft Project 2013-2016, Planeación.

En el Project, los recursos, específicamente los recursos de tipo trabajo, son las personas que realizan las tareas, las que dedican su tiempo y esfuerzo para generar los resultados del proyecto.

El Project calcula cargas de trabajo e identifica sobreasignaciones de los recursos. Los recursos, cuando se asignan a las tareas, pueden modificar la programación de los tiempos del proyecto.

Por otro lado, los responsables son las personas que responden ante los superiores jerárquicos sobre el cumplimiento de los objetivos. En términos llanos, normalmente los responsables son los jefes de los recursos.

Cuando necesites registrar solamente a los responsables de las tareas, no lo hagas como si fueran recursos. Project ofrece un campo llamado Contacto para registrar al responsable de las tareas. Es un campo de texto abierto, que no tiene ningún efecto en los cálculos del modelo.

Puedes integrar el campo Contacto en cualquier vista de tareas y utilizarlo para registrar el responsable de cada tarea.

Para que el concepto sea más claro para los usuarios de tu modelo, modifica el título de la columna Contacto para que sea Responsable. Puedes modificar el título de la columna abriendo la ventana Configuración de campo con clic derecho sobre la columna y seleccionando Configuración de campo:

(puedes hacer clic en las imágenes para ver una versión ampliada)

MS Project. Configuración de campo

El resultado en la vista es como se muestra a continuación:

MS Project . Vista con campo Contacto (Responsable)

Ahora ya tienes registrados los responsables de las tareas, sin afectar el cronograma.

Puedes filtrar o agrupar las tareas con respecto a éste campo para un análisis de las tareas por responsable.

Para agrupar las tareas por responsable, selecciona el menú Vista > Datos > Grupos > Más grupos > Nuevo. En la ventana Definición de grupo, define el grupo Responsable, como se muestra en la siguiente imagen: