En este artículo complementaré y actualizaré la fórmula del % planeado aprovechando una característica que ha sido mejorada en el Project 2013. Me refiero a la fecha máxima que puede almacenar un campo de tipo fecha.

Antecedentes

Hace algún tiempo, escribí tres artículos en este mismo blog sobre una opción para calcular el avance planeado en el Microsoft Project. El objetivo de este cálculo es facilitar la comparación del % completado contra un % planeado para obtener indicadores de variación y desempeño.  El % planeado debemos generarlo en un campo personalizado  porque el Project no lo tiene incorporado de entrada.

(Modelo del Avance Planeado. Acude a la página del producto para obtener mayor información y adquirir el modelo)

 

Los artículos anteriores sobre este mismo tema son:

Para un mayor contexto, la fórmula que he mencionado en los artículos previos y que calcula el avance planeado en un campo de tipo número, es como sigue:

Fórmula del porcentaje planeado para Project 2010 en español:

IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0, IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto], [Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100),100),0),0)

Fórmula del porcentaje planeado para Project 2013 en español:

IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración de línea base]))*100),100),0),0)

(Nota: En el artículo Avance Planeado en MS Project (complemento) puedes encontrar otras variaciones de la fórmula para diferentes versiones y para la edición en inglés del Project)

 

Actualizando la fórmula del avance planeado

En el Project (cualquier versión), cuando un campo de tipo fecha no tiene información, a nivel de bits y bytes el campo se llena con ‘1’s. Esto hace que dicho campo represente un número muy grande.

(Nota: En Project en español, cuando una fecha no está definida, se representa en la pantalla con un valor NOD. En inglés se muestra con el valor NA.)

De ahí que en la fórmula asumimos que si un campo de tipo fecha tiene un valor mayor a 50000 significa que el campo no tiene una fecha definida y si estamos hablando del campo [comienzo previsto], entonces podemos decir que no está definida la línea base.

 

Para ser más preciso, el valor 50000 en un campo de tipo fecha, representa el día 21/Nov/2036.

De esa manera, la parte de la fórmula que dice IIf([Comienzo previsto]<50000…, en realidad pregunta que si [Comienzo previsto] es menor al 21/Nov/2036, entonces sabemos que el campo sí está definido y por lo tanto sí hay línea base.

Hasta la versión 2010 del Project, la fecha máxima que podía almacenarse en cualquier campo de tipo fecha era el 31/Dic/2049, cuyo valor es 54,788. Entonces, podemos considerar este valor límite en la fórmula para evitar el riesgo de considerar una fecha que sí es válida, que tiene un valor mayor a 50,000 pero menor o igual a 54,788, como no definida.

Tomando en cuenta lo anterior, en Project 2010 o versiones anteriores, la fórmula más precisa es:

Fórmula revisada para Project 2010 en español:

IIf([Comienzo previsto]<54789,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0, IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto], [Fecha de estado])/([Duración prevista]))*100),100),0),0)

Y aquí viene el cambio en este concepto para la versión de Project 2013.

En el Project 2013 la situación ha cambiado, pues la fecha máxima que puede almacenarse en un campo de tipo fecha ahora es el 31/Dic/2149, con valor de 91,312.

La fórmula entonces, para usarla en el Project 2013, quedaría así:

Fórmula revisada para Project 2013 en español:

IIf([Comienzo previsto]<91313,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<=0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin de línea base])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración de línea base]))*100),100),0),0)

Ejemplo de uso del avance planeado

El siguiente es un ejemplo de un proyecto con la fórmula del % planeado:

Ejemplo Porcentaje planeado en Project 2013

Puedes descargar este archivo de Project 2013, que tiene la fórmula definida en el campo Número 1, en la siguiente liga: Ejemplo Pct Planeado_PP2013_rrv.mpp

Solución completa al avance planeado

Recuerda que la fórmula del % planeado funciona correctamente (es decir de manera equiparable al % completado) en las tareas de detalle. También funciona correctamente en las tareas de resumen siempre y cuando todas las tareas del proyecto sean secuenciales. Pero si las tareas del proyecto no son secuenciales, entonces el cálculo del % planeado en las tareas de resumen no es consistente con el % completado.

Proyecteus ha desarrollado una solución que corrige esa inconsistencia en las tareas de resumen.
Esta solución está basada en la fórmula y la complementa con algunas rutinas de programación para hacer el cálculo del % planeado en las tareas de resumen. La solución incorpora además indicadores de variación y de despeño entre el %planeado y el % completado. Comunícate con nosotros a contacto@proyecteus.com o a mi correo personal rafael.ruiz@proyecteus.com si estás interesado en adquirir esta solución.

 

En los comentarios de las entradas del blog relacionadas con el avance planeado puedes encontrar información adicional, respuestas a dudas y sugerencias.

 

Actualización en Septiembre 2015:

Modelo del Avance Planeado

Proyecteus pone a tu disposición el Modelo del Avance Planeado. Es una aplicación que te permite poner en práctica el concepto mostrado en este artículo en tus proyectos, con la ventaja de que el %planeado es consistente con el %completado en las tareas de resumen del proyecto. Acude a la página del producto para obtener mayor información y para adquirir el modelo.

 

Y por supuesto, te invito a enviarnos tus comentarios y aportaciones.

Saludos,