Antecedentes
En tres artículos anteriores de este blog, he descrito un método para calcular el % planeado que complementa al campo % completado predefinido de MS Project, como una manera de dar seguimiento a tareas y proyectos. Los artículos previos son:
• Avance Planeado en MS Project
• Avance Planeado en MS Project (complemento)
• Avance Planeado en MS Project (complemento 2)

Nota: Artículos relacionados con el Avance Planeado, agregados posteriormente:
Julio/2014: Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

Estos artículos han tenido muy buena aceptación y son varias las personas y empresas que están usando las fórmulas e ideas ahí planteadas. También he recibido una buena cantidad de comentarios y de mensajes con dudas sobre la aplicación del %planeado, las cuales he contestado con mucho gusto.

En los mismos artículos comento que otra forma de dar seguimiento a los proyectos consiste en utilizar el Método del Valor Acumulado, o Earned Value Method (EVM), el cual está disponible de manera predeterminada en el MS Project.

En este artículo comenzaré a explicar cómo utilizar este método para llevar a cabo el seguimiento de los proyectos cuando nos interesa el desempeño en el tiempo. Para ello plantearé el uso del Método del Valor Acumulado en un formato simplificado, puesto en su formato ortodoxo, el método requiere el seguimiento tanto de tiempo como de costo de los proyectos.Watch Full Movie Online Streaming Online and Download

Nota: Artículos relacionados con el Método del Valor Acumulado publicados posteriormente en el blog:
Mayo/2015, El Método del Valor Acumulado (simplificado) en MS Project – Parte 2.
Noviembre/2015, El Método del Valor Acumulado (simplificado) en MS Project – Parte 3.

 

Quiero reiterar esto: no hablaré en este artículo y los siguientes sobre el Método del Valor Acumulado de acuerdo a su definición completa, sino de una versión light o limitada que tiene el objetivo medir el desempeño de los proyectos en el tiempo.
De esta manera, el modelo del que voy a hablar es equivalente y comparable con el método del % planeado de los artículos anteriores de mi blog.

Los ejemplos que muestro son usando el MS Project 2010 en español. Para quienes usan otras versiones, les comento que el método funciona de manera muy similar en las versiones anteriores 2003, 2007 así como en la versión 2013. Si utilizan el MS Project en inglés, deberán tomar en cuenta que los campos tienen nombres diferentes. En un artículo posterior publicaré una tabla comparativa de los nombres de los campos en español y en inglés.

Bibliografía y medios de aprendizaje

El Método del Valor Acumulado también es conocido en español como: Método del Valor Realizado, Método del Valor Ganado o Método del Valor Devengado. Todos estos nombres son traducciones del nombre original en inglés: Earned Value Method.
En este artículo utilizo el nombre Método del Valor Acumulado porque es el que utiliza Microsoft en el Project en español. Aunque vale la pena mencionar que el Project Management Institute (PMI) le llama Gestión del Valor Ganado en su traducción al español del PMBOK.

El libro básico sobre este método es Earned Value Project Management, de Quentín W. Fleming y Joel M. Koppelman, que actualmente se encuentra en su cuarta edición.

El Project Management Institute tiene su propio documento: Practice Standard for Earned Value Management, que describe la manera estándar en que debe aplicarse el método.

Si se quiere tomar un curso formal sobre el tema, hay varias empresas incluyen en sus catálogos cursos sobre esta metodología, el curso que yo conozco y puedo recomendar es Earned Value Management Systems de International Institute for Learning.

Un libro que tiene un capítulo muy completo sobre el Earned Value Method, es: Dynamic Scheduling with Microsoft Project 2010, aunque hay que notar que solo se encuentra en inglés. Debo mencionar que tuve la oportunidad de colaborar con International Institute for Learning en la elaboración de este libro.

Conceptos básicos de su aplicación

Podemos ver la aplicación del Método del Valor Acumulado en dos grandes fases: la planeación y la ejecución.

En la planeación, sugiero realizar lo siguiente:
• Determinar la Estructura de Desglose del Trabajo que se refleja en una estructura de las tareas en el MS Project. En este aspecto recomiendo que:

o Se desarrolle la EDT usando un método Top – Down. Se puede usar una herramienta de software especializada como el Visio o el WBS Chart Pro.
o Verificar que el último nivel de la EDT represente realmente todas las tareas que se deben llevar a cabo para ejecutar el proyecto.
o Pasar la EDT a la estructura de tareas del MS Project.
o Agregar un hito al final de cada etapa o fase del proyecto.

 • Registrar las dependencias entre tareas, para que las tareas tomen su lugar en el tiempo. En este sentido es necesario revisar que:

o Todas las tareas tengan predecesoras (la excepción es la tarea inicial)
o Todas las tareas tengan sucesoras (la excepción es la tarea final)

 • Capturar la fecha inicial del proyecto
• Cuidar que el modelo del MS Project sea un modelo dinámico, que en lo posible no esté restringido por fechas establecidas rígidamente.
• Asignar costos a las tareas.

o Como en estos artículos no nos interesa el seguimiento del costo de los proyectos, lo que haremos es establecer para cada tarea un costo que no es el costo realmente estimado (a veces es muy difícil saber el costo de cada tarea), sino que represente el peso de cada tarea dentro de la estructura total de las tareas.
o Se puede usar el campo Costo fijo para este efecto
o Los costos se asignan solo a las tareas de detalle, no a las de resumen
o No olvidar los hitos, a los cuales hay que registrarles un costo, aunque sea mínimo ($1, por ejemplo)

• Establecer la línea base que representa el plan contra el que posteriormente se comparará el avance real.

Una vez que el proyecto se está ejecutando:
• Definir la fecha de estado, que representa la fecha a la que se tienen datos del avance real del proyecto.
• Registrar los avances de las tareas que ya comenzaron o que ya terminaron, registrando la duración real y la duración restante.
• Vigilar que la parte de las tareas que ya se realizó quede antes de la fecha de estado y la parte que falta por realizar esté siempre después de la fecha de estado.
• Revisar la planeación de las tareas que aún no se realizan (el plan debe actualizarse permanentemente)

Al hacer lo anterior, se obtienen las tres variables principales del Método del Valor Acumulado a la fecha de estado:
• El Valor Planeado (VP) es el valor de lo que se debió haber realizado, con base a los costos de la línea base.
• El Valor Acumulado (VA) es el valor de lo efectivamente realizado, con base a los costos de la línea base.
• El Costo Real (CR) es el costo realmente devengado de lo efectivamente realizado.

Nótese que las tres variables: VP, VG y CR están expresadas en unidades monetarias (pesos, dólares, reales, euros, etc.). Esto permite que sea posible compararlas y generar indicadores con ellas.

A partir de estas tres variables, el método define el cálculo de varios indicadores, siendo los más relevante:
• IRP – Índice de Rendimiento del Programa = VA / VP
• IRC – Índice de Rendimiento del Costo = VA / CR

Campos en MS Project
• En MS Project 2010 en español, los campos que representan estas variables e indicadores son:

Variable

Campo en MS Project

 Descripción
Valor Planeado (VP) CPTP

Costo Presupuestado del Trabajo Programado
Valor Acumulado (VA) CPTR Costo Presupuestado del Trabajo Realizado
Nota: en el MS Project 2010 en español este campo se muestra con su nombre en inglés, BCWP, que proviene de: Budgeted Cost of Work Performance.
Costo Real (CR) CRTR Costo Real del Trabajo Realizado
Índice de Rendimiento de la Programación (IRP) IRP Relación entre el Valor Acumulado y el Valor Planeado
CPTR / CPTP
Índice de Rendimiento del Costo (IRC) IRC Relación entre el Valor Acumulado y el Costo Real
CPTR / CRTR

 

Aplicación

Vamos a hacerlo práctico.
Supongamos que tenemos un proyecto pequeño, que nos pueda servir bien como ejemplo para explicar los conceptos y los métodos.

A continuación se muestra en proyecto usando la vista Gantt de seguimiento.

(en todas las imágenes se puede dar clic para ampliarlas)

 

Planeación

En la etapa de planeación, requerimos realizar varios pasos:
1. Definir la EDT del proyecto y establecer las dependencias entre tareas

 a. En nuestro ejemplo esta tarea ya está hecha, pues ya tenemos la estructura de tareas y las dependencias entre las tareas.
b. Nótese que todas las tareas están en modo de programación automática

2. Capturar la fecha de comienzo del proyecto

a. Esta opción está en Proyecto > Información del proyecto > Fecha de comienzo

3. Asignar costos a las tareas

a. Como habíamos dicho antes, este modelo no pretende dar seguimiento a los costos del proyecto, de cualquier manera, daremos un buen uso a este requisito del modelo, y usaremos los costos como ponderador de las tareas.
b. Por lo tanto, asignaremos a las tareas de detalle, en el campo [Costo fijo] un valor que va en función de la importancia de cada tarea para el proyecto. Este dimensionamiento de la importancia de cada tarea lo podemos determinar “a ojo de buen cubero” o bien por algún método formal que puede incluir uno o más criterios como la complejidad de las tareas, su nivel de riesgo, un rango de costo estimado, su duración, entre otros.

c. Nótese que:

i. Los costos o ponderados son arbitrarios, no representan costos reales sino la “importancia relativa” de cada tarea con respecto a las demás. Se puede insertar la columna [Costo] para ver el costo acumulado en las tareas de resumen, incluyendo la tarea 0. En el ejemplo el costo total es de $903.
ii. También los hitos tienen un costo asignado, aunque sea un costo pequeño, pero es necesario para la consistencia del modelo cuando los hitos sean cumplidos.
iii. Las tareas de resumen tienen 0 en el campo “Costo fijo” pues su costo será la suma de las tareas de detalle.

4. Establecer la línea base del proyecto

a. Usando la opción de Proyecto > Establecer Línea base > Aceptar
b. Se genera la línea base del proyecto y se ve como sigue:

5. El plan está ahora completo, recuerden que incluye:

a. La EDT, o la estructura de desglose del trabajo, que en términos llanos es la estructura de las tareas del proyecto.
b. La asignación de costos a las tareas de detalle
c. La generación de línea base

Ejecución
Ahora, cuando el proyecto se está ejecutando, hay que hacer lo siguiente:

1. Establecer la fecha de estado

a. Capturar la fecha en Proyecto – Información del proyecto – fecha de estado

b. El proyecto se muestra de la siguiente manera:

c. Noten lo siguiente:

i. La fecha de estado esta dibujada como una línea vertical en rojo. (esto se configura en la opción Formato > Cuadrícula > Cuadrícula > Fecha de estado)
ii. Tomando como referencia la línea base, algunas tareas ya debieron haber iniciado y otras se encuentran en el futuro.

2. Registrar el avance de las tareas en proceso

a. En la vista Gantt de seguimiento, tabla Seguimiento, capturar los avances de las tareas de detalle hasta la fecha de estado, por ejemplo:

 

b. Noten lo siguiente:

i. Se dio avance a las tareas t1 y t4, que son las que comienzan antes de la fecha de estado.
ii. Si la tarea no comenzó en la fecha proyectada, como en la tarea t1, entonces es necesario capturar el campo [Comienzo real]
iii. Si no se captura, Project automáticamente llena el campo [comienzo real] con la fecha de comienzo programada de la tarea.
iv. El avance se captura en el campo [%completado], o mejor aún llenando los campos [Duración real] y [Duración restante]
v. En este ejemplo el campo [% físico completado] no se utiliza
vi. Project calcula automáticamente el [%completado] de las tareas de resumen

c. Verificar que todos los avances reales están antes de la fecha de estado y todo el trabajo por realizar está a después de la fecha de estado. En nuestro ejemplo así es.

3. Revisar los indicadores del Método del Valor Acumulado
Como había comentado, MS Project por sí mismo realiza los cálculos del Método del Valor Acumulado. En la tabla Indicadores de programación del valor acumulado se pueden revisar dichos indicadores:

a. En esta tabla se muestran los siguientes campos:

i. CPTP o Valor Planeado (PV)
ii. CPTR o Valor Acumulado (VA) (Noten que hay un error en el título del campo en el MS Project, supongo que Microsoft lo corregirá en un futuro Service Pack)
iii. VP o Variación de la programación. La fórmula es: VA – PV
iv. %VP o Variación de la programación en porcentaje: (VP / CPTP) * 100
v. IRP o Indice de Rendimiento de la Programación. La fórmula es: (VA / PV) o (CPTR / CPTP)

Este proceso de registro de avances se repite en cada periodo de seguimiento del proyecto.

Que tal, ¿eh?
Tenemos el Valor Planeado y el Valor Acumulado, que podríamos verlo como el avance del proyecto. A partir de ahí, Project calcula los indicadores explicados anteriormente.

Algo muy interesante a notar, es que los indicadores se aplican no solo para las tareas de detalle, sino también para las tareas de resumen, inclusive a nivel del total del proyecto en la tarea 0.

En nuestro ejemplo, el proyecto tiene una Variación de la programación de -$50, que en unidades monetarias no nos indica nada puesto que no estamos usando costos reales, por lo tanto este indicador no podemos interpretarlo literalmente.

Pero el IRP a nivel proyecto, que es de 0.66, sí nos es valioso. Indica que el proyecto ha “generado” un 66% de lo que se planeó en la línea base hasta la fecha de estado.
En artículos posteriores seguiré abundando sobre la aplicación del Método del Valor Acumulado (simplificado) en MS Project.

 

Otros artículos relacionados:

El método del Valor Acumulado (simplificado) en MS Project – Parte 2
Avance Planeado en MS Project
Avance Planeado en MS Project (complemento)
Avance Planeado en MS Project (complemento 2)
Avance Planeado en MS Project (complemento 3)

 

Muchos saludos,

Rafael Ruiz Velasco
rafael.ruiz@proyecteus.com